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Basicamente a função dos CMS são facilitar a criação, edição e manutenção de um website, geralmente ligando um conjunto de scripts a um servidor de banco de dados que fará o armazenamento de todo o conteúdo. Atualmente varias são as linguagens e os banco de dados usados, mas ainda, com muito destaque, impera a dupla PHP/MySQL rodando em um servidor web Apache.

Contudo, o mais interessante, é que essa ferramenta é feita de tal maneira que mesmo aqueles que nunca ouviram falar de ASP, PHP, MySQL, Apache, HTML, Javascript ou qualquer outra linguagem voltada para web poderá usa-lo, inclusive esta é sua principal função, tornar acessível a todos a sua presença na internet através de um site, facilitando a inserção de textos, de comentários e dezenas de outras funcionalidades, de acordo com as características de cada aplicação. Podemos dizer que um CMS é um software que pega uma estrutura pré moldada e transforma em um website com base nos comandos passados pelo administrador.

As vantagens de uso são grandes, para o usuário comum a principal é a simplificação de criar e manter um website, sem a necessidade de conhecer nenhuma linguagem, desde que tenha em mãos os requisitos básicos do sistema escolhido. Já para as empresas as vantagens são muitas, usando um CMS poderá reduzir custos de mão de obra, manter ferramentas colaborativas para seus funcionários. Mas as vantagens não param por ai, muitos dos sistemas a disposição hoje em dia são criados usando Software Livre, o que aumenta ainda mais a possibilidade de redução de custos, sem contar o reaproveitamento de código, o que faz com que muitos desenvolvedores se juntem em torno de uma aplicação, assim a quantidade de recursos aumenta e assim mais funcionalidade são adicionadas para o usuário final.

Alia-se a isso tudo a facilidade de uso, o que incentiva a chegada de cada vez mais desenvolvedores e usuários, criando um ciclo virtuoso que só faz aumentar cada vez mais as comunidades em torno dos projetos, principalmente daqueles que estão disponíveis sob Software Livre.